学生档案归档须知

毕业生转档查询

 1、各学院辅导员办公室，档案馆咨询电话：021-67791435,67791318

 2、毕业生出档单号请辅导员通过“云盘/文档库/52档案馆/EMS单号”获取，反馈给毕业生。

 3、请通知办过档案转递手续的同学，务必在三个月内登录邮政EMS官网确认本人的档案去向。

为了提高学生档案的管理安全有序，请各归档单位按照以下要求归档：

1、归档材料必须注明学生姓名、班级及学号；

2、归档材料须以班级为单位、按照学号从小到大的顺序依次排序整理；

3、根据学生档案工作安排，每年的3-5月，9-12月可接收20份材料以上的批量归档，其余时间只接收毕业班学生档案及20份以下的零星补充归档；

4、如归档的材料在20份以上，需提前预约，在预约的时间内因故无法按时归档的，需重新预约；预约时需说明归档材料的名称和数量（预约电话：67791318,67791435；联系人：陈老师，赵老师）；

5、档案材料必须由归档部门负责老师进行归档，学生档案室不接收学生递交的任何归档材料；

6、档案移交时提供档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认；

7、对不符合归档要求的，学生档案室有权拒收或退回；

8、档案归档请避开雨天，以防档案材料淋湿、受潮，造成档案损毁。

上海工程技术大学毕业生档案查询

1.首先可以联系毕业院校的辅导员或班主任。因为在毕业后学校会根据我们的就业发展情况调转我们的档案到相应的机构或单位中，所以可以到学校的档案管理部门询问自己档案当初的调动情况，是否存放在学校，是调转到了哪里，顺着时间线索进行查询。

2.如果档案没有在调转的单位或机构中，那么则需要根据自己之前的工作情况联系工作地所在的人才市场，咨询是否自己的档案流转存放在这些人才市场中。

3.如果没有人才市场中查询到，可以看看是否调转到了生源地所在的人才市场、人社局或街道办，查询时记得要出示自己的身份证等证明材料哦，否则工作人员可能会因为无法确认个人身份而拒绝查询。

4.还需要回想一下是否在档案流转调动的过程中自己私自保管了档案，将档案存放在自己手中，如果有上述情况的发生，一定要引起重视，看看档案是否在自己手中，是否变成死档了。

5.如果上述情况都没有找到档案，可以让专ye的档案服务机构帮忙解决档案查询问题。

毕业生档案去向

去向概览（供参考）

去向详细解释（以下供参考，具体地址请与当地相关部门联系确认）

1、上海户籍学生(不包括外地户籍迁到学校的学生)，档案接收地填写户籍所在地的区级就业促进中心。

2、外地户籍学生（包括外地户籍迁到学校的学生），可根据自身情况选择转到户籍所在地的区级/县级/市级的档案接收单位；“档案接收单位”可以是人才服务中心/人才交流中心/人才市场/人力资源和社会保障局等等。

特别提醒：上海各区的就业促进中心不接收非本区户籍人口的档案。外地户籍在沪就业的毕业生千万不要把个人档案转到上海各区的就业促进中心。

3、如果档案要转到本人工作单位，请一定事先确认该工作单位是否具有档案保管权限，严禁将档案转入没有档案保管权限的用人单位。

特别提醒：为了确保毕业生档案的安全，档案选择转入用人单位时请向用人单位索要调档函。

4、考取国内研究生的同学，根据录取学校调档函填写档案去向地址。

特别注意事项

档案一经寄出，如出现以下情况档案即为无效档案，档案馆一律拒收无效档案的退回，以此造成的后果，由学生本人自负，

转入无档案保管权限的单位的档案即为无效档案；

档案不允许个人转递和保存，因各种原因落入个人手中的档案即成为无效档案。

不要将档案暂存在学校。根据《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函﹝2015﹞39号）的规定：“毕业生档案经由邮政EMS标准快递寄出。”毕业生档案暂存之后办理档案转出时，档案只能作为学生学籍档案经EMS寄出，不能按照“流动人员人事档案”经机要寄出。另外学校寒暑假期间也不能正常出档。因以上事实造成未能按照档案接收单位的要求及时寄送档案的，或是影响本人后续职称评定、干部身份认定、出具有关证明、政审意见、考资格证、出国审查、养老保险、住房补贴发放、办理准生证、入党等情况的，其后果由毕业生本人承担。

毕业生档案转递流程

1.学生本人到学院学生工作办公室办理转档手续，填写转档信息（包括档案接收单位及部门名称、具体地址精确到楼号房间号、档案接收人、联系电话、邮编）填写示例见下图（仅供格式参考，具体档案接收地信息以本人确认为准）

2．学生处就业指导中心审核并盖章。

3．学院学生工作办公室向档案馆提交转档信息确认表（打印稿及电子稿）。

4．档案馆检查学生档案材料齐全后封装，通过中国邮政EMS“以学生档案专递”形式统一寄送。

毕业生档案去向查询

1、将待查询的毕业生信息按照规定的格式发送到指定邮箱：xsda@sues.edu.cn。

毕业生信息的规定格式如下：

姓名：张三

学号： 011116499

身份证：123456789101112131

如图1所示：

图1 发送待查询毕业生的相关信息

2、等待十分钟，发件人将会收到查询人档案状态的邮件回复。

特别提醒：档案转出后，毕业生务必及时到本人所提供的转档去向地址和单位查询、确认本人档案是否已经送达。若档案接收单位未收到档案，请尽快联系学校档案馆学生档案室。

如有任何疑问或问题，请及时与档案馆学生档案室联系。

联系人：陈老师 赵老师

电话：021-67791318，021-67791435

以上是关于“上海工程技术大学毕业后档案在哪里查询”的解决方案，具体流程大家可以参考，顺着时间顺序查询档案不容易有遗漏