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1、综合档案

(1)建立了文件、材料的收、发文制度,能做好文件材料的形成、收集、积累工作;

(2)归档的文件材料能保持齐全、完整、准确;

(3)归档材料符合案卷质量要求;

(4)实行了文件材料形成部门、课题组立卷;

(5)能在规定的时限内向档案馆移交档案;

(6)能向档案馆反映本单位利用档案取得的经济效益或社会效益;

(7)由于表彰名额有限,在符合以上条件的前提下,归档案卷数量多的优先。

2、人事档案

(1)注重文件材料的形成、收集、积累工作;

(2)档案材料要及时归档,并能保持齐全、完整、准确;

(3)归档材料的用笔、用墨、用纸符合规定要求;

(4)新生进校和毕业生毕业时,按人事档案室规定的时间和要求到档案室移交档案材料,并归入学生人事档案,归档工作中无差错。


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4.根据《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》(教学厅函﹝2015﹞39号)和省机要局《关于机要通信渠道停止传递大学生档案的函》,自2015年6月起,学生人事档案档案统一由EMS毕业生专用通道邮寄。如接收单位属于国家涉密机构,必须发机要,请接收单位出具涉密公文。

5.调档函抬头:中国地质大学(武汉)档案馆

6.档案邮寄申请中,收件地址与调档函一致。

7.请将身份证原件放置在申请书上拍照(原件以示授权)。

归档

1.人事档案的归档材料必须保证真实、完整、无涂改痕迹,原则上必须归档原件;如归档的材料是复印件,人事部门必须审核原件,确认与原件相符后在复印件上加盖人事部门公章,审核人签名并著明审核日期。

2.移交人事档案材料的单位,要严格按照《人事档案材料移交清单》中的要求,将归档教职工姓名、工号、身份证号、材料名称等逐一登记清楚,归档时将纸质《人事档案材料移交清单》(一式两份)和移交清单电子档及归档材料(按移交清单上的次序排列)移交档案馆存档。

3.档案馆应及时将归档材料归入个人档案,并做好归档登记。

借用

1.人事档案一般不能外借,确因特殊需要需借出使用的,到档案馆主页下载专区下载《借用人事档案申请》,由申请单位领导签字并加盖本单位分党委(党总支)公章,经手人签字后,报经人事处主管处长审批,原则上借期不得超过五个工作日。寒、暑假期人事档案一律不外借,已借出的要在假期前催回。

2.借用人事档案者,必须严格遵守保密制度和查档规定,切实保密,妥善保管,不得转借、传阅,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,更不得丢失;否则按国家有关法律规定承担相应的法律责任和党纪处分。

3.借用档案的单位和个人,不得擅自拍摄复制档案内容,因工作需要必须从档案中取证的,须符合国家有关规定,报经人事处审批。


转递

人事档案的转递(包括转入和转出)由人事处、档案馆协同完成。

1.人事档案转入:学校调入人员、接收毕业生的人事档案,由人事处审核、登记后,定期统一移交档案馆存档。

2.人事档案转出:调出等人员需转出人事档案,由人事处开具《人事档案转递通知》,档案馆按通知要求进行清理,做好登记后移交人事处,由人事处负责对外转出。

个人档案存档方式

国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案,一般采取三种管理办法:

一、是把档案转至生源地,由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收,并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生,优点是在生源地就业后办理手续简单方便,而缺点是两年内如离开生源地就业,需重新办理改派手续。

二、是把档案留在学校,待落实工作单位后,将户籍和档案迁至工作单位所在地,申请档案留校超过两年仍未落实工作的,学校将其档案和户口迁回生源地,学校不再为其发放就业报到证。

三、是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生,优点是易于毕业生解决一些实际问题,缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少,则容易造成信息不畅。