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档案工作基本术语

档案工作基本术语

(DA/T 1-2000)

(国家档案局  2000年12月6日发布  2001年1月1日实施)

 

1  范围

本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。

本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。

   2  一般概念

2.1 档案 archives

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2.2 档案价值 archival  value

档案(2.1)对国家机构、社会组织或个人的有用性。

2.3 档案工作 archives work

管理档案(2.1)和档案(2.1)事业的活动

2.4 档案管理 archives management

档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1)、统计(9.1)和提供利用(7.1)的活动。

2.5 档案学 archial science

研究档案(2.1)的形成规律、性质、特点以及档案工作(2.3)方法与发展规律的科学。

2.6 公共档案 public archives

国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案(2.1)。

2.7 私人档案 private archives

私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案(2.1)。

2.8 文书档案 administrative archives

反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。

2.9 科学技术档案 scientific and technical archives

反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案(2.1)。

2.10 专业档案 specialized archives

反映专门领域活动的档案(2.1)。

2.11 音像档案 audio-visual archives

记录声音或影象的档案(2.1),包括照片、影片、录音带、录象带等。

2.12 文件 record;document

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

  2.13 电子文件 electronic record

    以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体(8.8),依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件(2.12)。

  2.14 原件 original document

最初产生的区别于复制件(2.15)的原始文件(2.12)。

2.15 复制件 copy; duplicated document

与原件(2.14)内容相同的复制品。

2.16 文稿 draft; manuscript

文件(2.12)起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。

  2.17 文本 text; version

     同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本(2.18)、副本(2.19)、试行本、修订本、各种文字文本(2.17)等。

   2.18 正文 official text

有规范格式和生效标志的正式文本(2.17)。

  2.19 副本 copy; duplicate

再现正本(2.18)内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。

   2.20 手稿 manuscripts

由作者用手写或打字等方式制作的原稿。

2.21 文种 record type

按性质和用途确定的文件(2.12)种类的名称。

2.22 档案行政管理部门 archival administrative department

具有政府行政管理职能的档案(2.1)事业管理机构。

2.23 档案室 record office

国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案(2.1)的专门机构。

  2.24 档案馆 archives

     集中管理特定范围档案(2.1)的专门机构。

  2.24.1 综合档案馆 comprehensive archives

按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案(2.1)的具有文化事业机构性质的档案馆(2.24)。

2.24.2 专业档案馆 specialized archives

管理特定范围专业档案(2.10)的档案馆(2.24)。

  2.24.3 部门档案馆 departmental archives

    专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。

  2.24.4 企业档案馆 business archives

    企业设置的管理本企业档案的档案馆。

  2.24.5 事业单位档案馆 institutional archives

    事业单位设置的管理本单位档案(2.1)的档案馆(2.24)。

  2.25 档案资料目录中心 archival descriptive information centre

集中管理若干档案馆(2.24)、档案室(2.23)特定范围档案(2.1)资料目录并提供检索服务的专门机构。

2.26 文件中心 records centre

介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过度性文件管理机构。

3 档案收藏

3.1 收集 acquisition; collection 

档案馆(2.24)、档案室(2.23)接收(3.1.3)及征集(3.1.4)档案(2.1)和其他有关文献的活动。

  3.1.1 归档 filing 

     办理完毕且具有保存价值的文件(2.12)经系统整理(5.1)交档案室(2.23)或档案馆(2.24)保存的过程。

  3.1.2 移交 transfer 

档案室(2.23)或档案馆(2.24)等按照国家规定把档案(2.1)交给接受方档案馆(2.24)保存的过程。

  3.1.3 接收 accession 

    档案馆(2.24)、档案室(2.23)按照国家规定收存档案(2.1)的过程。

  3.1.4 征集 acquisition 

    档案馆(2.24)按照国家规定征收散存档案(3.6)、散失档案(3.7)和其他有关文献的活动。

  3.2 寄存 deposit 

    档案(2.1)所有者在保持其法定所有权的情况下,将档案(2.1)存放在档案馆(2.24)的行为。

3.3 捐赠 donation

档案(2.1)所有者将档案(2.1)无偿赠送给档案馆(2.24)的行为。

3.4 交换 exchange

国家(地区)之间、档案(2.1)部门之间、档案(2.1)部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案(2.1)和其他文献的活动。

3.5 馆藏 holdings

档案馆(2.24)收藏的档案(2.1)及其他藏品的总和。

3.6 散存档案 estray 

未保存在法定保管处所的档案(2.1)。

3.7 散失档案 removed archives 

从原形成国家(地区)散失到国外的档案(2.1)。

 4  档案鉴定

4.1 鉴定 appraisal 

判定档案(2.1)真伪和价值的过程。

4.2 保管期限 retention period

对档案(2.1)划定的存留年限。

4.3 保管期限表 records retention schedule 

规定档案(2.1)保管期限(4.2)的文件(2.12)。

4.4 销毁 destruction 

经过鉴定对失去价值的档案(2.1)作毁灭性处置的过程。

4.5 销毁清册 destruction list

登录被销毁(4.4)档案(2.1)题名、数量等内容并由责任人签署的文件(2.12)。

 5  档案整理

5.1 整理 archival arrangement 

按照一定原则对档案(2.1)实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(6.2),使之有序化的过程。

5.2 来源原则 principle of provenance 

把同一机构、组织或个人形成的档案(2.1)作为一个整体加以管理的原则。

5.3 档案实体分类 physical archives classification

根据档案(2.1)的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案(2.1)实体进行的分类。

5.4 立档单位 fonds constituting unit 

构成档案(2.1)全宗(5.5)的国家机构、社会组织或个人。

5.5 全宗 fonds 

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案(2.1)整体。

5.6 联合全宗 combined fonds 

由两个或两个以上立档单位(5.4)形成的互有联系不易区分全宗(5.5)而作为一个全宗(5.5)对待的档案(2.1)整体。

5.7 汇集全宗 collected fonds 

由若干个文件(2.12)数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗(5.5)组成的作为一个全宗对待的档案整体。

5.8 全宗群  fonds complex 

由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗(5.5)组成的群体。

5.9 案卷 file 

由互有联系的若干文件(2.12)组合成的档案(2.1)保管(8.1)单位。

5.10 立卷 filing 

将若干文件(2.12)按形成规律和有机联系组成案卷(5.9)的过程。

5.11 卷内备考表 file note

卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件(2.12)之后。

5.12 档号 archival code

以字符形式赋予档案(2.1)实体的用以固定和反映档案(2.1)排列顺序的一组代码。

6  档案检索

6.1 检索 retrieval 

存储和查找档案(2.1)信息的过程。

6.2 编目 cataloguing ;description

按照一定的规则进行档案(2.1)著录(6.5)并将条目组织成目录(6.11)的过程。

6.3 档案信息分类 archival information classification 

以国家机构、社会组织的职能分工为基础,结合档案(2.1)内容所记述和反映事物的属性关系对档案(2.1)信息进行的分类。

6.4 条目 entry 

反映文件(2.12)或案卷(5.9)内容与形式特征的著录(6.5)项目的组合。

6.5 著录 description 

对档案(2.1)内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

6.6 标引 indexing 

对档案(2.1)内容进行主题分析,赋予检索(6.1)标识的过程。

6.6.1 分类标引 classified indexing 

对档案(2.1)内容进行主题分析,赋予分类号标识的过程。

6.6.2 主题标引 subject indexing 

对档案(2.1)内容进行主题分析,赋予主题词(6.8)标识的过程。

6.6.3 受控标引 controlled indexing 

依据主题词表等控制工具进行的标引(6.6)。

6.6.4 自由标引 free indexing 

不用主题词表等控制工具而直接使用关键词(6.7)等自然语言进行的标引(6.6)。

6.7 关键词 keyword 

在标引(6.6)和检索(6.1)过程中,取自文件(2.12)、案卷(5.9)题名或正文用以表达文献主题并具有检索(6.1)意义的非规范化的词或词组。

6.8 主题词 descriptor 

在标引(6.6)和检索(6.1)中用以表达文献主题的规范化的词或词组。

6.9 档案主题词表 archives thesaurus

由表达档案(2.1)内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案(2.1)标引(6.6)与检索(6.1)过程中,它是用以将档案(2.1)、标引(6.6)人员及用户的自然语言转换为统一的主题词(6.8)检索(6.1)语言的一种术语控制工具。

6.10 检索工具 finding aid 

用于存储、查找和报道档案(2.1)信息的系统化文字描述工具,是目录(6.11)、索引(6.12)、指南等的统称。

6.11 目录 catalogue 

由揭示档案特征(2.1)的条目(6.4)汇集而成并按照一定次序编排的档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.11.1 案卷目录 folder list file list 

以全宗(5.5)为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

6.11.2 卷内文件目录 innerfile item list 

登录卷内文件(2.12)题名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格,排列在卷内文件(2.12)之前。

6.11.3 案卷文件目录 file-item list 

全引目录 file-item list 

以全宗(5.5)为单位将案卷目录(6.11.1)与卷内文件目录(6.11.2)相结合按一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.4 分类目录 classified catalogue 

依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.5 主题目录 subject catalogue

依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.11.6 专题目录 subject catalogue 

按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.12 索引 index 

指明档案(2.1)或目录(6.11)的某种特征,以一定次序编排并注明相应出处的档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.12.1 文号索引 record number index 

指明文件(2.12)编号及相应档号(5.12),以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.12.2 人名索引 name index 

指明人名及相应档号(5.12),以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.12.3 地名索引 place name index

指明地名及相应档号(5.12),以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。

6.13 档案馆指南 guide to an archives 

介绍和报道档案馆(2.24)基本情况、馆藏(3.5)档案(2.1)和有关文献,指导利用者查阅利用的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.14 全宗指南 guide to an archival fonds 

全宗介绍 introduction to an archival fonds 

介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。

6.15 专题指南 guide to subject records 

专题介绍 introduction to subject records 

介绍和报道某一专题档案情况的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。

7  档案利用

7.1 利用 access and use 

利用者以阅读、复制(8.23)、摘录等方式使用档案(2.1)的活动。

7.2 开放 opening 

档案馆(2.24)将达到一定期限、无需控制使用的档案(2.1)向社会公开提供利用(7.1)的活动。

7.3 公布 publishing

将档案(2.1)或档案(2.1)的特定内容通过某种形式首次公布于众。

7.4 咨询服务 reference service 

档案馆(2.24)、档案室(2.23)答复询问,指导和帮助利用(7.1)的活动。

7.5 档案证明 archival evidence

依据档案(2.1)的记载出具的凭证性文件(2.12)。

7.6 档案展览 exhibition 

按一定主题展示档案(2.1)的活动。

7.7 阅览室 reading room 

档案馆(2.24)、档案室(2.23)内供利用者阅览档案(2.1)的专门场所。

7.8 密级 security classification 

档案(2.1)文件(2.12)保密程度的等级。

7.9 降密 downgrade 

降低档案(2.1)文件(2.12)的原有保密等级。

7.10 解密 declassification 

解除已失去保密价值档案(2.1)文件(2.12)的保密限制。

7.11 编纂 compilation 

按照一定的题目、体例和方法编辑档案(2.1)文献的活动。

7.12 大事记 chronicle of events 

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案(2.1)参考资料。

7.13 组织沿革 administrative history 

系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案(2.1)参考资料。

7.14 基础数字汇集 collection of essential data 

以数量特征反映一个地区(机构、行业)基本情况的一种档案(2.1)参考资料。

  7.15 专题概要 thematic summary 

    简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案(2.1)参考资料。

   7.16 档案出版物 archival publications

    以档案(2.1)、档案工作(2.3)、档案学(2.5)为基本内容的出版物。

  8  档案的保管与保护

  8.1 保管 custody 

    维护档案(2.1)的完整与安全的活动。

  8.2 保护 conservation 

    防止档案(2.1)受损,延缓档案(2.1)退变(8.10)和抢救、修复(8.17)受损档案(2.1)的活动。

   8.3 全宗卷 fonds descriptive file 

    由说明全宗(5.5)历史和现状的有关文件(2.12)材料组成的专门案卷(5.9)。

  8.4 档案馆建筑 archives building 

    档案馆(2.24)专用的内设档案库房(8.5)、工作用房和利用(7.1)服务场所的建筑物。

  8.5 档案库房 archival reposirory 

    收藏档案(2.1)的专门用房。

  8.6 档案装具 archives container 

    用于存放档案(2.1)的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。

  8.7 密集架 compact shelving 

    为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。

  8.8 载体 medium 

     介质 medium 

    可将信息记录于其上或其中的物质材料。

  8.9 耐久性 durability 

    档案(2.1)记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。

  8.10 退变 deterioration 

    档案(2.1)记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。

  8.11 修复 restoration 

      使受损或退变(8.10)档案(2.1)恢复或接近原有特征,或对其进行加固(8.12)的过程。

8.12 加固 reinforcement 

    将某种材料附着在档案(2.1)载体(8.8)上,以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护(8.2)的技术。

  8.13 修裱 mounting

    使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案(2.1)上,以恢复或增强其强度和耐久性的技术。

  8.14 适宜性原则 principle of compatibility 

    档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一,即所用修复(8.11)材料必须有最适宜的强度和特性。

  8.15 相似性原则 principle of similarity 

    档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一,即所选用的修复(8.11)材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。

  8.16 可逆性原则 principle of reversibility 

    档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一,即档案(2.1)在修复(8.11)处理后,如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。

  8.17 加湿 humidification 

     a) 增加档案库房(8.5)内相对湿度的方法。 b) 将过去干燥和易碎文件(2.12)放在蒸气室或有潮湿空气的容器内,使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。

  8.18 去湿 dehumidification 

    降低档案库房(8.5)内相对湿度的方法。

   8.19 脱酸 deacidification 

    为去除或降低纸质材料中的酸,用弱碱对其进行处理的技术。

  8.20 去污 cleaning 

    清除档案(2.1)上的污垢和灰尘的方法。

  8.21 熏蒸 fumigation 

    在密闭环境下,将档案(2.1)置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。

  8.22 防灾规程 disaster plan 

    为防止或减少灾害对档案(2.1)造成破坏而制定的应对方针和工作程序。

  8.23 复制 reprography 

    利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案(2.1)原件相同的复制品的技术和方法。

8.24 档案缩微品 archival microform 

    含有档案(2.1)缩微影像的各种载体(8.8)(通常是胶片)的通称。

  9  档案统计

  9.1 统计 statistics 

    对反映和说明档案(2.1)及档案工作(2.3)现象的数量特征进行搜索、整理(5.1)和分析的活动。

  9.2 登记 registration 

    登录档案(2.1)和档案管理(2.4)有关数据的过程。

  9.3 统计指标 statistical target 

    反映档案(2.1)和档案工作(2.3)现象的指标名称及其数值。

  9.4 统计报表 statistical form 

    由档案行政管理部门(2.22)下达的具有统一制式、用于档案(2.1)数据统计(9.1)的表册。

  9.5 统计分析 statistical analysis 

    对统计(9.1)资料进行综合归类、比较研究,以揭示档案(2.1)、档案工作(2.3)内在联系与发展规律的活动。

  9.6 全宗卡片 fonds card 

    档案馆(2.24)向档案行政管理部门(2.22)填报的以全宗(5.5)为单位反映馆藏(3.5)全宗(5.5)情况的卡片。

  9.7 全宗单 fonds management sheet

    以全宗(5.5)为单位反映档案馆(2.24)对全宗(5.5)管理状况的登记单。

 

 档案管理

 第十三条  单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料,按照国家和省有关规定应当归档的,单位文书或者业务部门必须收集、整理,并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何个人不得将应当归档的材料据为己有或者拒绝归档。

 任何单位或者个人不得伪造档案。

 第十四条  实行档案登记备案制度。档案行政管理部门应当对单位从事档案工作的机构、库房设备、档案藏量以及其他应予登记备案的事项进行登记备案。

 第十五条  举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动的,主办单位应当事前通知同级档案行政管理部门。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。新闻媒体应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的档案。主办或者承办单位和新闻媒体应当在活动结束之日起六十日内,到同级档案行政管理部门办理档案登记备案;不具备保管档案条件的,应当在活动结束之日起九十日内向同级综合档案馆移交档案。

 第十六条  科学技术研究成果的鉴定或者推广、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时,应当有本单位档案工作人员参加。

 县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案,应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。

 第十七条  各级各类档案馆接收档案的范围按照国家有关规定执行。单位必须按照下列规定向有关档案馆移交档案:

(一)列入省综合档案馆收集范围的档案,自形成之日起满十五年,向省综合档案馆移交;

(二)列入设区的市或者县(市、区)综合档案馆收集范围的档案,自形成之日起满十年,向设区的市或者县(市、区)综合档案馆移交;

(三)列入专门档案馆收集范围的档案,自形成之日起满一年,向专门档案馆移交,但是国家另有规定的从其规定;

(四)列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案,于形成的次年六月三十日前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。

 经同级档案行政管理部门审查同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长移交期限;撤销或者破产单位的档案可以提前移交。

 第十八条  部门档案馆保存的永久档案,在本馆保存满三十年,应当向同级综合档案馆移交,国家另有规定的除外。

 第十九条  单位因撤销、解散、破产、合并、分立等档案管理权发生变化的,应当报档案行政管理部门备案;发生争议的,由档案行政管理部门作出处理决定。

 第二十条  保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律、法规的规定办理。

 第二十一条  档案馆和单位应当建立健全档案管理制度,配置适宜保存档案的设施,采用先进技术设备和现代化管理手段,按照国家和省的有关标准整理、保管档案,防止档案的破损、褪色、霉变和散失,并根据档案的不同等级或者重要程度采取相应的保护措施,对破损的重要档案及时进行抢救。

 第二十二条  档案馆和单位应当定期进行档案鉴定,对失去保存价值的档案编制销毁清册,按照国家有关规定予以销毁。

 第二十三条  属于集体所有、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案,因保管条件恶劣或者其他原因,可能导致档案不安全或者严重损毁的,档案行政管理部门有权采取代为保管等措施,必要时,可以收购或者征购。

 档案行政管理部门对收购、征购、代为保管的档案,应当组织专家进行鉴定。

 第二十四条  国家所有的档案不得赠送、交换、出卖原件;需要赠送、交换、出卖档案复制件的,按照国家有关规定办理。

 第二十五条  因国有资产转让需转让有关档案的,按照国家有关规定执行。

 国有企业宣布破产时,应当在档案行政管理部门监督指导下,办理档案的移交或者寄存,企业破产清算费用中应当预留档案整理、鉴定、保管、移交、寄存等费用。

 第二十六条  需要出境的档案,按照规定须经省档案行政管理部门批准的,有关单位或者个人应当在出境日三十日前向省档案行政管理部门提出申请,省档案行政管理部门应当在收到申请之日起七日内决定是否批准。不予批准的,应当向申请人说明理由。