当个人的工作或学习单位发生变化时，其人事档案也应转移到新的单位。用来通知原单位并从原单位提取人事档案的书面证明(个人档案)，称为档案调档函。
人事档案一般都是组织部门或人事部门管理的，人才市场就是人事部门指定专门管理流动人员档案的部门。所以人事档案也只能在这此部门之间转递，个人是不能自己带档案的。 如果只是想查看档案中相关的材料，可以让自己就业的单位办手续进行查阅。 如果是想找工作，用人单位要看档案，就通过用人单位所属或管辖的人才市场帮提档就可以了。 其实提档或调档只要有组织部门或人事部门(包括人才服务中心)一纸调档函就可以了。
调档函的作用：

（1）首先调档函是允许公司和人才查阅档案的书面通知和证明；

（2）其次，它也是一个记录证明，允许转移和访问档案。

人事局开调档函所需材料：

1、单位调档介绍信；
2、提档人第二代居民身份证原件；
3、被单位录用的相关材料。

1、办理调档需要准备的材料

（1）本人身份证原件(复印件)；

（2）委托代办要准备本人签名委托书；

（3）代办人的身份证原件及复印件；

（4）档案机构出具的调档函。

需要自己准备的资料基本上都是上述这些，不过地区不同要求也会稍有不同，可以先电话咨询存档机构。

调档的流程

（1）让原公司出具一个能表明你想转移档案的证明。

（2）去人才市场开具调档函是不够的。至少要带身份证，毕业证，报到证等资料。办理调档函的关键是提交这些材料，所以大家要做好准备。

（3）以上步骤完成后，可以填档案的调档函了，把转移的地址填写完整，然后我们就可以拿到档案进行转移了。

人事档案转档需要什么手续

　　1、 您拿着商调函，去原存档机构拿出档案，再把档案拿回来 存到给您开具商调函的机构

　　2、走“机要” 这个方法就是 您去调档机构说要调档，然后就是他们内部机构对接 就不需要你自己跑。

人事档案调转流程

　　1、到接收档案的人事局领人才流动登记表,填写并加盖工作单位公章。

　　2、携带本人身份证及复印件、人才流动登记表、毕业证学位证原件及复印件(复印件加盖公章)到转入人事局审核。(一般需要等15天,通过与否都会电话通知)。

　　3、借到通知后,到人事局领调档函。

　　4、携带调档函、人才流动登记表、存档凭证(档案卡或者人事管理合同),身份证原件及复印件到需要调出档案人事部门提出档案。委托他人办理的还需携带受托人身份证原件及复印件和委托人手写委托书。

　　5、携带本人档案和人才流动登记表到接收档案人事部门审核,审核通过后开出商调函,携带商调函、身份证原件及复印件(委托人身身份证原件和复印件)到调出人事部门开干部介绍信,一定注意介绍信的抬头问清楚。

　　6、携带干部介绍信到转入人事部门交于相关人员,人事档案调转至此完成。

档案管理部办理转出流程

　　（1）根据个人申请或调档函上的内容和要求，找出相对应的档案。

　　（2）对需要转出的档案进行审查。a、对转移的档案，写好档案回执单，按规定进行密封。b、对调动的档案，按调动要求出具“行政介绍信”、“工资介绍信”及各种证明材料，开出档案回执单，按规定进行密封。

　　（3）进行档案转出登记和“人事档案管理中心”网上更新。

　　（4）由档案机要人稜将密封好的档案交由机要部门寄送。

档案最好放在自己的工作地。

　　第一、档案管理费用一样，不管放哪里交的钱都是一样的。

　　第二、档案是记录人一生的简单记录，从学习到工作，所以，放在工作地的好处就是可以把继续教育的学历，劳动合同，离职证明等材料放在档案里，方便以后查询。

　　第三、放在人才市场可以方便计算工龄，职称评审，政审等。

　　第四、如果这些放在你老家，这些事情都有人帮你做又不要钱的话，那就调回去吧，这样省钱。

档案调转需要注意的事项

（1）调转档案的时候最好采取“机要调档”，会更加的安全放心；

（2）在调转档案之前需要准备好自己的资料；

（3）提前找好个人档案的托管地方，方便调档。

调档案步骤：

1、让原单位开具一个能说明要转档案的证明。

2、去人才市场开调档函有单位证明还不够，至少还要带着身份证，报到证，毕业证，还有钱!一般是先交一年的费用，大概一百二左右。办理调档函最关键的就是报到证，所以一定要准备好。

3、上面的步骤完成之后，会让填一个表，然后让去交一年的费用，等交完钱后，把收据给他看，就能拿到调档函了。

如果离的公司近的话，拿着调档函直接去公司提取档案，然后把档案再交给人才市场，如果离公司远的话，可以将调档函用快寄回公司，让公司再将档案寄到人才市场。

的工作单位的人事来写调档函，最后一定要扣上们公司的公章。有标题有内容，大意就是工作需要要调档案，最后属上日期，单位名称，再扣上公章。很简单，主要是个形式问题，人事局好留底。调档函是人事工作术语，产生于高度计划体制下的人事管理制度。在高度计划体制下，人力资源的流动有严格的手续。调档函便是这诸多严格手续中的一道。是调入单位向拟调入人当前所在单位发出的调阅拟调入人个人人事档案的函件。 此制度与术语在当前国家机关与事业单位间仍然沿用。