档案查询函是用于查询个人档案存放地点等信息的一种函件，通常由有档案查询需求的单位或个人向可能存放档案的机构发出，以下为你详细介绍：

适用场景

毕业生：毕业后不确定档案去向，在升学、入职等需要档案时，新学校或用人单位可能会要求其提供档案查询函，以追踪档案的存放位置，确保档案能够顺利转递到指定地点。

离职员工：从原单位离职后，新单位在办理入职手续需调阅档案，而员工不清楚档案是否已从原单位转出以及当前存放何处时，会用到档案查询函。

档案托管变更：个人之前将档案托管在某人才市场或机构，后因各种原因想更换托管地点，新的托管机构可能会要求出具档案查询函，以便与原托管方沟通协调档案的转递事宜。

主要内容

抬头：即接收档案查询函的单位名称，一般为可能存放档案的机构，如人才交流中心、原工作单位的人事部门、毕业学校的档案馆等，需准确填写其全称。

正文：首先表明发函的目的是查询某人的档案情况，接着详细说明被查询人的个人信息，包括姓名、性别、身份证号、毕业院校及专业、毕业时间等，以便接收单位能够准确识别并定位到相应档案。还应提及查询的缘由，如因工作调动、升学等需要档案信息，并注明希望对方协助提供的具体信息，如档案是否在该单位存放、档案编号、档案目前的状态（是否完整、有无转递记录等）以及转递的去向（如果已转出）等。

结尾：通常会使用固定用语，如 “特此函达，望予协助为盼” 等，表达对接收单位的感谢和期待对方配合的诚恳态度。

落款：发函单位或个人的名称，并加盖公章（单位发函）或签名（个人发函），同时注明发函日期。

开具方式

单位开具：如果是因工作调动、入职新单位等原因需要查询档案，一般由现工作单位的人力资源部门或相关负责部门开具档案查询函。单位会根据自身的公文格式和流程，制作正式的函件，并加盖单位公章，以确保函件的权威性和有效性。

个人申请：对于一些自由职业者或因其他特殊情况需要自行查询档案的个人，可以向原毕业学校、曾经工作过的单位或户籍所在地的人才交流中心等可能存放档案的机构提出申请，说明个人情况和查询需求，部分机构可能会提供固定格式的档案查询函模板，申请人填写完整相关信息后，由机构审核盖章；也有些机构可能会根据申请人的情况，直接以机构名义出具档案查询函给申请人，以便其进行档案查询。

档案查询函需要注意以下问题‌：

1.确认调档函的抬头

2.准备必要的材料‌

3.提交审核和办理流程‌

4.档案邮寄和接收‌