学籍档案查询指南


一、服务对象

1、本校(含原绵阳经专、建材学院、西工院）已经毕业的全日制本、专科学生及硕博士学生(不含当年毕业)可提供查询。

2、原绵阳经专2000年及此前毕业的成教毕业生可提供查询。

其他成教、网教及自考毕业学生到继续教育学院查询。

网教咨询电话：0816-6089267

自考咨询电话：0816-6089269

成教咨询电话：0816-6089264

二、服务项目

提供学籍表、录取名册及授位文件等学籍档案资料复印件（或电子版）并加盖“西南科技大学档案材料专用章”（方形章），不开具任何证明，咨询电话0816-6089035。（学生登记表、入学登记表、毕业生登记表、四六级成绩单等资料不属于归档资料，档案馆无法提供）

查询项目

包含内容

查询前需要提供的信息

学籍表（即成绩单）

包含在读期间所有科目的成绩及绩点，毕业证及学位证编号，学号及专业班级信息

需要准确提供被查询人的毕业年份、专业班级，如有延迟毕业等特殊情况需提前说明。

高考招生录取名册

包含录取专业、录取批次、高考成绩等信息

需要提供被查询人生源地(参加高考的省份)、录取专业、录取批次(一本或者二本、本科专科或者预科)、高中就读文科或者理科

学位授予文件

有授位学生名单，2004年及以后的授位文件增加了学位证书编号信息

需要提供被查询人的毕业年份、学院及专业

特别说明：学生人事档案（包括初高中及大学期间各种材料的档案袋）寄送、存档调档不属于学籍档案查询服务内容，请咨询人事档案科0816-6089856。

三、办理方式及身份核实

1.本人现场办理：审核身份证(毕业证或学位证)，可提供纸质复印件。

2.委托他人现场办理：被委托人需提供委托人身份证(毕业证或学位证)复印件版或者电子版，可提供纸质复印件；（疫情期间请委托校内师生或绵阳市市内人员办理，并统一从学校东一门进出）

3.本人邮件查询：确实找不到委托人的可通过档案馆公共邮箱发送身份证（毕业证书或学位证）电子版，提供第二项表格中要求提供的个人信息，经档案馆核实后发送电子版档案，查询人彩色打印即可。公共邮箱地址：dag@swust.edu.cn

4.单位办理认证：通过学信网查询https://www.chsi.com.cn/ 学信网查不到可发送单位公函至本馆公共邮箱并提供第二项表格中相关信息后办理。



四、办理地点及时限

现场办理一般当天可以完成，邮件查询3个工作日内完成。地点：西南科技大学青义校区东八D座3-3

查询时间：周一至周五上午8：30-11：30，下午1：30-4：30

周四下午、法定节假日不提供查询服务。



五、毕业证明书及学位证明书补办、出国留学事宜

1、学校教务处学籍管理科负责学历证明书的补办及学历电子注册(学信网)、学历勘误工作，需要先到档案馆查询学籍表、高考招生录取名册。

出国留学事宜（如：英文版成绩单、英文版毕业证书及学位证书等）请咨询教务处。

教务处电话：0816-6089096、6089101

2、学校研究生院学位办公室负责学位证明书的补办工作，需要先到档案馆查询学籍表、毕业授位文件。学位办电话：0816-6089113

各学院、各相关单位：

为做好毕业生个人档案材料的收集、整理、归档和转递工作，现将2023届毕业生相关档案工作通知如下：

一、毕业生档案材料归档工作的组织实施

毕业生档案材料归档工作由档案馆监督指导，各学院在档案馆的监督指导下负责具体实施。各学院须明确毕业生档案材料归档工作负责人，由负责人具体组织开展本学院毕业生档案材料收集、鉴定、整理及移交等工作。每班毕业生的档案材料归档工作需要配备相关毕业生辅导员、学生干部，参与毕业生档案归档工作的学生干部要求思想政治好、保密意识强、遵守纪律、工作细致、认真负责，且要避免参与本人的档案归档工作。

为顺利开展2023届毕业生档案材料归档和转递工作，请各毕业班辅导员于5月11日（周四）上午10点到东八学生就业中心参加具体业务培训。

二、毕业生档案材料归档前期工作

各学院、教务处、组织部、校团委、学工部、学校招生就业处、研究生院、校医院等单位是毕业生档案材料形成或暂时保管单位，应及早、规范形成毕业生档案材料，明确档案材料发放时间，确保各学院毕业生档案材料收集工作按时、有序开展。

三、毕业生档案材料收集

收集、整理好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的首要环节，各毕业班辅导员要高度重视，认真组织好相关人员按照归档材料范围收集各类档案材料，确保每一位毕业生的档案材料齐全完整真实。2023届本科、硕士研究生毕业生档案材料收集范围按学校相关规定执行。

四、毕业生档案材料的整理与移交

本科、硕士毕业生档案材料的整理内容、信息录入、档案袋密封、分类移交等注意事项分别见培训内容。

招生就业处负责毕业生档案派遣转寄地址的收集核实，该信息作为毕业所在学院转递档案的依据。

暂未落实就业单位的毕业生档案转递至生源地(户籍所在地)公共就业和人才服务机构。

五、取消就业报到证后档案寄送的特殊要求

从2023年起，不再发放《全国普通高等学校本科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》（以下统称就业报到证），取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。

辅导员应按学校招生就业处要求，引导毕业生应高度重视并完成毕业去向登记信息，确保档案转递地址正确无误，要绝对避免学生个人档案丢失，影响学生档案后续使用。

六、毕业生档案转递

（一）毕业生档案通过中国邮政EMS标准快递形式由高校毕业生档案专用绿色通道寄递，转递详情单号可到各学院毕业生辅导员处查询，请各学院辅导员做好与邮局的档案交接工作，档案寄递交接单将作为后期结清费用之凭证，请妥善保存。

（二）为保证毕业生档案准确转递，要求档案接收单位具有保管档案资质，档案转寄的地址必须详细具体，如xx省xx市xx县（区）xx街xx号，档案接收单位写全称并具体到接收部门及其办公电话。毕业生所在学院将根据就业时学生本人填写的档案接收单位、地址办理档案投递事宜。

（三）因接收单位名称、地址不准确而造成的档案原路退回 ，需要学院再次更正落实地址后寄出档案。

七、毕业生档案查询

（一）辅导员及时公布学生档案查询投递去向、快递单号。毕业生本人根据就业转档要求及时向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。发现档案未收到的，请通过邮政EMS查询后即时反馈情况。

（二）请高度重视毕业生即时查询工作，因为邮政特快业务的查询期限通常为3-6个月，错过查询期限往往会造成弃档、死档。

（三）学生档案材料错装、漏装或档案内容缺失等问题，请咨询辅导员或所在学院学生工作办公室（联系信息可在学校官网查询）。

八、其它注意事项

（一）严格遵守档案归档工作制度。各单位参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时，要严格遵守档案工作的有关规定，应做好鉴定与保密工作，保障档案材料的安全。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，不得将不属于归档范围的材料归入学生档案，违者要对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）毕业生档案工作线下培训时间另行通知。

（三）学生档案联系方式

联系人：余珊珊老师（小号69183）  蔡杭老师（小号65029）

时间：周一至周五上午8:30—11:30 下午13:30—16:30（周四下午、国家法定节假日除外）。